We hebben in de Privacyverklaring voor u op een rijtje gezet hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. U kunt in de Privacyverklaring lezen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden, wie uw gegevens mag inzien, hoe wij uw gegevens bewaren, aan wie wij uw gegevens doorgeven en welke invloed u daarop zelf kunt uitoefenen. Uw belang staat bij ons voorop!

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Triade Vitree verwerkt in het kader van haar dienstverlening op een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde wijze.

Van wie verwerkt Triade Vitree persoonsgegevens?

Dit zijn allereerst onze (aspirant) cliënten en diens wettelijke vertegenwoordigers waar we de zorg voor verlenen. Daarnaast van de personen met wie we contact hebben en onderhouden, of die de websites bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken.

Daarnaast verwerken we persoonsgegevens van personen die ervoor zorgen dat we onze zorg zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. Het betreft hier onder andere onze (zorg)werknemers, uitzendkrachten, gedetacheerden, payrollkrachten maar ook de contactpersonen van onze (potentiële) opdrachtgevers, zakelijke klanten, leveranciers of business partners.

Belangrijk: als u als bedrijf of organisatie persoonsgegevens van uw medewerkers aan ons doorgeeft, dan bent u volgens de geldende wetgeving verplicht om uw medewerkers hierover te informeren. U kunt deze privacyverklaring aan uw medewerkers geven, zodat. zij weten op welke wijze Triade Vitree omgaat met persoonsgegevens.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

De verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens is de Stichting Triade Vitree, met haar hoofdvestiging aan de Grietenij 17-05, 8233 BP te Lelystad en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 39068356. Deze Stichting bestuurt en houdt toezicht op de stichtingen:

• Stichting Triade, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 39059711.
• Stichting Vitree, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 41022253.

Deze Privacyverklaring is automatisch mede van toepassing op deze stichtingen. Tezamen vormen zij de organisatie Triade Vitree.

De verantwoordelijke is degene die formeel-juridisch beslist of en, zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die verwijzen naar een persoon. Dat kan een naam, een adres of een telefoonnummer zijn. Maar ook informatie over gezondheid (zoals in het medisch dossier) is een persoonsgegeven.

Onder welke wetgeving valt de verwerking van persoonsgegevens?

Triade Vitree verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden en heeft daarbij te maken met verschillende wet- en regelgeving. Zo houdt Triade Vitree zich aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Daarnaast gelden andere aspecten van wet- en regelgeving die met de privacy van gegevens te maken hebben, zoals een bewaarplicht.

Van wie verzamelt Triade Vitree persoonsgegevens?

Triade Vitree verwerkt privacygevoelige gegevens van bijvoorbeeld cliënten, medewerkers en sommige dienstverleners. Ons streven is om misbruik van deze gegevens te voorkomen. Hoe doen we dat? Zie voor meer informatie de tekst onder ‘Welke beveiligingsmaatregelen treft Triade Vitree?’

Algemeen o.a. via de website of telefonisch:

• Voor- en achternaam, telefoonnummer(s), e-mailadressen;
• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door formulieren op onze website in te vullen, in correspondentie en telefonisch en ten behoeve van bijvoorbeeld sollicitaties:
  • NAW gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens (telefoon);
  • geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
  • gegevens t.b.v. potentiële cliënten (mogelijk ook medische gegevens)
  • curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
  • andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van uw geschiktheid, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften door uw meegestuurde pasfoto’s.

Persoonsgegevens ten behoeve van ons Personeel / Vrijwilligers:

Als u bij ons werkt, heeft gewerkt of als vrijwilliger of stagiaire betrokken bent dan kunnen we de volgende (persoons)gegevens verwerken:

• NAW-gegevens, Burger Service Nummer (BSN), geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit, burgerlijke staat, IBAN-nummer, handtekening, salarisgegevens, nevenfuncties, opleidingen, ID bewijs, werkvergunning, VOG-verklaring.
• Overige gegevens die te relateren zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie.

Persoonsgegevens van sollicitanten

Wanneer u solliciteert bij Triade Vitree, verwerken wij persoonsgegevens zoals uw naam, contactgegevens, cv, motivatiebrief, informatie over opleiding, werkervaring en – indien van toepassing – referenties en pasfoto’s. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het beoordelen van uw geschiktheid voor een functie binnen onze organisatie.

Wij bewaren uw gegevens 4 weken. Als u toestemming geeft, kunnen wij uw gegevens langer bewaren voor toekomstige vacatures. Uw gegevens worden alleen gedeeld met personen binnen Triade Vitree die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure.

Persoonsgegevens ten behoeve van onze cliënten:

De volgende persoonsgegevens kunnen voor Triade Vitree noodzakelijk zijn om kwalitatief goede zorg te kunnen verlenen en/of zijn wettelijk vereist in zorg specifieke wetgeving. Afhankelijk van het type zorg (ambulante hulp, jeugdzorg, langdurige zorg, pleegzorg) kan Triade Vitree persoonsgegevens verwerkingen in haar beveiligde Elektronische Cliënten Dossier (ECD). Persoonsgegevens die kunnen voorkomen in het ECD zijn:

• NAW-gegevens, geboortedatum, geslacht, telefoonnummer(s), emailadressen, IBAN-nummer, burgerlijke staat, polis nummer zorgverzekering, BSN, ID-nummer legitimatie;
• gezondheidsgegevens (die nodig zijn voor de zorgverlening), veiligheidstaxaties, contactgegevens huisarts/apotheek/tandarts;
• gegevens van directe contactpersonen (+relatie), contactgegevens voogdij of pleegouderschap,;
• type financiering van de zorg;
• gegevens van scholen;
• beeld en videomateriaal ten behoeve van bijv. video home trainingen (VHT) of inluistersystemen (nachtzorg) of beiden in het kader van de Wzd;
• open velden met daarin diverse mogelijke herleidbare persoonsgegevens (bijvoorbeeld behandelplannen, voortgangsverslagen, (eind)rapportages etc.).

Persoonsgegevens ten behoeve van onze Leveranciers:

• Voor het functioneren van de organisatie maakt Triade Vitree gebruik van meerdere leveranciers, het betreft hier onder andere leveranciers voor onderhoud, controle van brandblusapparatuur, inhuur van derden expertise. Hiervoor kan Triade Vitree de volgende persoonsgegevens verwerken: NAW-gegevens contactpersonen, functie contactpersoon, telefoonnummer(s), email-adressen, IBAN-nummer, KVK-nummer, handtekeningen na sluiten overeenkomst.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Bijzondere persoonsgegevens zijn extra gevoelig. Hierbij gaat het om gegevens over zaken zoals etniciteit, religie en seksuele voorkeur. Deze gegevens worden in principe niet geregistreerd. Deze bijzondere persoonsgegevens worden alleen geregistreerd als dit noodzakelijk is voor een goede zorgverlening. En natuurlijk alleen met uw uitdrukkelijke toestemming.

Onze website verzamelt gegevens over websitebezoekers, waaronder bezoekers die jonger zijn dan 16 jaar.* We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 jaar is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over de minderjarige waar u wettelijk vertegenwoordiger van bent, neem dan contact op met het Privacy Office van Triade Vitree via: privacy@triadevitree.nl zodat wij deze eventuele gegevens kunnen verwijderen.

*Zie voor meer informatie onder het kopje “Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken”.

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:

Uitvoering van een overeenkomst
Verwerking kan noodzakelijk zijn om een zorg-, behandel- of ondersteuningsovereenkomst uit te voeren of om op verzoek voorbereidende stappen te zetten.

Wettelijke verplichting
Triade Vitree moet voldoen aan verplichtingen uit onder andere de Jeugdwet, de Wet langdurige zorg, de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015, de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst, de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg en fiscale wetgeving.

Taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag
Voor bepaalde jeugdhulp- en ondersteuningstaken worden gegevens verwerkt voor de uitvoering van wettelijke of publieke taken.

Gerechtvaardigd belang
Wij kunnen gegevens verwerken voor een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor beveiliging, fraudepreventie, bedrijfscontinuïteit, kwaliteitsverbetering of de onderbouwing van juridische aanspraken. Daarbij wegen wij ons belang af tegen de rechten en belangen van de betrokken persoon.

Vitaal belang
In acute situaties kunnen gegevens worden verwerkt wanneer dit noodzakelijk is om iemands leven of gezondheid te beschermen en de betrokkene niet in staat is toestemming te geven.

Toestemming
Wij gebruiken toestemming alleen wanneer dit passend en rechtsgeldig is. Toestemming moet vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn. Wanneer bijzondere persoonsgegevens op toestemming worden verwerkt, moet de toestemming uitdrukkelijk zijn.

U kunt toestemming altijd intrekken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht. Verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden, blijven rechtmatig.

Triade Vitree verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Om een cliëntenrelatie aan te gaan
Krijgen wij een aanmelding met een zorgvraag, dan hebben wij persoonsgegevens nodig. Zie om welke gegevens het gaat de informatie onder ‘Welke gegevens gebruiken wij?’.

Overleg tussen behandelaren
Alleen rechtstreeks betrokken behandelaren kunnen met elkaar overleggen. Voor dit overleg is het nodig om persoonsgegevens te raadplegen voor het kunnen leveren van een goede dienstverlening.

Financiële gegevens
Ter ondersteuning van de zorgvraag voor de cliënt en de bedrijfsvoering van de organisatie.

Inzet cameratoezicht voor beveiligingsdoeleinden of zorgvraag
Het cameratoezicht wordt enkel onder strikte voorwaarden ingezet voor een specifiek doel, wat goed moet worden onderbouwd.

Voor het versturen van een nieuwsbrief
Enkel met toestemming van de cliënt kan Triade Vitree een informatieve nieuwsbrief versturen.

Overeenkomsten met ZZP’ers
Het is nodig om persoonsgegevens te verwerken voor het uitvoeren van de gegeven opdrachten.

Een wettelijke verplichting

• verplicht bewaren van bijvoorbeeld een medisch dossier op basis van de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst WGBO), de eisen uit de Jeugdwet, Wlz, WMO of belastingwetgeving’
• Om met u contact op te nemen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren (o.a. in Facilitair ondersteuning systeem Planon);
• Het verlenen van zorg (cliëntgegevens staan bijvoorbeeld geregistreerd in de applicatie Care4, Ncare (t.b.v. het verstrekken en registeren van medicatie), Familienet);

Voor de bedrijfsvoering en kwaliteitsverbetering
Triade Vitree verwerkt persoonsgegevens voor het verbeteren van haar dienstverlening als zorgaanbieder.

Het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek
Enkel op basis van toestemming van de betrokkenen kan na een goedkeuringsproces de gevraagde persoonsgegevens worden verwerkt voor één specifiek doel.

Verplichte vastleggingen rondom personeel, stagiaires en vrijwilligers

• Behandeling van sollicitaties (incl. portefeuille beheer);
• Beheer personeelsdossier en salarisadministratie
• Aanmelding en verwerking van vrijwilligersgegevens (gegevens staan in Regicare van leverancier AdSysCO) 

Klachten
Het beantwoorden of afhandelen van uw vragen of klachten via de e-mail.

Triade Vitree houdt zich aan wet- en regelgeving betreffende privacy en informatiebeveiliging, zoals:

• Grondwet (Gw);
• Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo);
• Wet Cliëntenrechten bij elektronische verwerking van gegevens;
• Wet zorg en dwang (Wzd);
• Jeugdwet (JW)
• Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO
• Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz);
• Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG);
• Zorgverzekeringswet (Zvw);
• Wet langdurige zorg (Wlz);
• Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg);
• Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wabvpz);
• De Telecommunicatiewet (Tw);

De NEN-normen.

Triade Vitree verstrekt persoonsgegevens aan anderen enkel met uw toestemming of omdat Triade Vitree op grond van een wettelijke plicht dit zou moeten doen (een voorbeeld is verstrekken van medicatiegegevens aan de Apotheek). Triade Vitree verwerkt persoonsgegevens niet voor commerciële doeleinden.

Let op: een gegeven toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken zonder opgaaf van reden. Bent u benieuwd welke rechten u nog meer heeft op grond van de AVG? Zie dan de informatie onder het kopje ‘Wat zijn uw rechten?’.

Triade Vitree verwerkt soms gegevens namens andere organisaties.

Bij meerdere vestigingen van Triade Vitree vinden dagbestedingsactiviteiten plaats. Deze activiteiten worden onder begeleiding, door onze cliënten uitgevoerd. Triade Vitree wordt daarbij soms ingehuurd door bedrijven en organisaties uit de regio. Bij sommige van deze activiteiten verwerkt Triade Vitree namens deze organisatie persoonsgegevens. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het vullen en inpakken van kerstpakketten en voorzien van adresgegevens of het namens een bedrijf vernietigen van vertrouwelijke documenten.

Werkt Triade Vitree samen met andere bedrijven of organisaties, dan worden er contractuele afspraken gemaakt voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens.

Informeren over het recht op een vertrouwenspersoon

Pleegkinderen – en jongeren hebben recht op een vertrouwenspersoon. Om hier actiever over te informeren heeft het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport aan Jeugdstem, NVP en Factor-I de opdracht gegeven om een campagne te ontwikkelen. Deze campagne richt zich op pleegkinderen en – jongeren, pleegouders en professionals. Er is gekozen om pleegkinderen en – jongeren per post te informeren over de informele en formele vertrouwenspersonen. Jeugdzorg Nederland en haar leden verzorgen de distributie van de post aan pleegkinderen. Deze campagne is in principe eenmalig. Om deze brief te kunnen versturen, werken wij samen met een Nederlandse organisatie die gespecialiseerd is in het vormgeven, drukken en verzenden. Deze organisatie heet Wij zijn MEO. Om de brief te kunnen versturen ontvangen ze de naam, adres en woonplaats van pleegkinderen en -jongeren. Na verzending verwijderen ze deze gegevens weer. Deze afspraken staan in een verwerkersovereenkomst tussen onze organisatie en Wij zijn MEO.

Triade Vitree bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. We hanteren daarbij de termijnen die in de zorg specifieke wetten zijn opgenomen maar ook in belastingwetgeving. Gegevens van sollicitaties worden maximaal twaalf maanden bewaard en daarna vernietigd, na toestemming kunnen we ook uw sollicitatie in onze vacature portefeuille langer bewaren.

U heeft, voor zover in uw situatie van toepassing, de volgende rechten:

• recht op duidelijke informatie over de verwerking;
• recht op inzage in uw persoonsgegevens;
• recht op een kopie van uw persoonsgegevens;
• recht op correctie en aanvulling;
• recht op verwijdering of vernietiging;
• recht op beperking van verwerking;
• recht op bezwaar;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens;
• recht om toestemming in te trekken;
• recht op menselijke tussenkomst bij bepaalde geautomatiseerde besluiten;
• recht om een klacht in te dienen.

Deze rechten zijn niet onbeperkt. Wettelijke bewaarplichten, het beroepsgeheim, rechten van andere personen en andere wettelijke uitzonderingen kunnen ertoe leiden dat wij een verzoek geheel of gedeeltelijk afwijzen.

Als u het niet eens bent met een professionele observatie, indruk of conclusie, betekent dit niet automatisch dat deze moet worden gewijzigd. U kunt wel vragen om uw eigen schriftelijke verklaring aan het dossier toe te voegen.

Recht op Inzage

Dat is het recht van betrokkenen om bijvoorbeeld een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die Triade Vitree van u verwerkt, met als doel meer grip te verkrijgen op de verwerking van eigen persoonsgegevens.

Daarbij beschermen wij de rechten en vrijheden van andere personen. Wij kunnen gegevens afschermen wanneer deze bijvoorbeeld betrekking hebben op:

• andere cliënten;
• familieleden of andere derden;
• de gezondheid of persoonlijke omstandigheden van een ander;
• een vertrouwelijke melder of informant;
• informatie waarvan verstrekking de veiligheid of privacy van een ander onevenredig schaadt.

Namen en professionele bijdragen van behandelaren, begeleiders en andere medewerkers worden in beginsel niet afgeschermd wanneer zij in hun professionele rol hebben gehandeld. Privécontactgegevens van medewerkers worden wel beschermd.

Persoonlijke werkaantekeningen die uitsluitend voor eigen gebruik zijn gemaakt en niet met anderen zijn gedeeld of gebruikt voor besluitvorming, kunnen buiten het cliëntdossier vallen.

Recht op Correctie

U heeft het recht om correctie van uw persoonsgegevens te vragen. Dat houdt in dat u een organisatie mag vragen uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. U kunt om correctie vragen als uw persoonsgegevens:

• feitelijk onjuist zijn;
• onvolledig zijn of niet ter zake doen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld;
• op een andere manier in strijd met een wet worden gebruikt;
• reikwijdte correctierecht.

Het correctierecht is niet bedoeld voor het corrigeren van professionele indrukken, meningen en conclusies waarmee u het niet eens bent, voor zover deze ter zake doen. Wel mag u van de organisatie verwachten dat deze in ieder geval uw schriftelijke mening toevoegt aan het dossier. Dat kan vooral een oplossing bieden bij situaties waarbij het om niet objectief vast te stellen feiten gaat.

De beoordeling welke medische gegevens juist zijn, of de gegevens volledig zijn blijft steeds voorbehouden aan Triade Vitree. Dit is onder andere zo vanwege de vereiste medisch inhoudelijke deskundigheid, de vereiste goede kwaliteit van de geleverde zorg en vanwege de plichten die Triade Vitree heeft als goed hulpverlener.

Recht op vergetelheid

Mensen hebben het recht om ‘vergeten’ te worden. Maar vaak kunnen niet alle persoonsgegevens gewist worden. Bijvoorbeeld als er een wettelijke plicht bestaat om uw persoonsgegevens wel te gebruiken of een bepaalde tijd te bewaren. Maar wanneer geldt het recht op vergetelheid dan wel? Een reden hiervoor kan zijn dat de persoonsgegevens niet meer nodig zijn, de toestemming van de betrokkene is ingetrokken, de betrokkene bezwaar maakt tegen het gebruik van zijn persoonsgegevens (zie ook het recht op bezwaar), de persoonsgegevens zonder wettelijke grondslag worden verwerkt en/of de wettelijke bewaartermijn verlopen is.

Recht van bezwaar

Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking. Bijvoorbeeld: een cliënt(e) van Triade Vitree heeft meegedaan aan een medisch onderzoek en komt er later achter dat een bekende van hem/haar als onderzoeker bij die organisatie werkt en heeft dan liever niet dat de onderzoeksgegevens worden gebruikt.

Recht op beperking

Het recht om minder persoonsgegevens te laten verwerken. Ook hier zijn verschillende situaties denkbaar, zoals: de persoonsgegevens zijn mogelijk onjuist, de verwerking is onrechtmatig, de persoonsgegevens zijn niet meer nodig en/of een betrokkene maakt bezwaar.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Het recht om persoonsgegevens over te laten dragen aan een andere partij. Cliënten kunnen vragen om eigen persoonsgegevens over te dragen als zij hun contract met Triade Vitree willen beëindigen. Vervolgens kunnen zij makkelijk deze gegevens doorgeven aan een andere zorgaanbieder.

Wilt u uw zorgdossier laten overdragen aan een andere zorginstelling?

Wij gaan slechts over tot verstrekking van persoonsgegevens van (ex)-cliënten aan derden als we hiertoe wettelijk verplicht worden of als we hiervoor schriftelijke expliciete toestemming hebben ontvangen van de betrokkenen (de cliënt of diens wettelijke vertegenwoordiger).

Dit betekent dat voordat we kunnen aangeven of een cliënt ooit zorg van ons heeft ontvangen we schriftelijke toestemming nodig hebben van deze cliënt (of diens vertegenwoordiger). Na ontvangst en registratie van deze specifiek aan Triade Vitree gegeven toestemming tot verstrekking van het dossier kunnen we de zorginstelling informeren en indien mogelijk voorzien van het dossier. Het overdragen van een dossier of bepaalde persoonsgegevens worden op een beveiligde en versleutelde manier verzonden of toegestuurd met een aangetekend poststuk.

Dit specifieke Triade Vitree toestemmingsformulier kunt u opvragen via: privacy@triadevitree.nl.

Individuele afweging bij ieder verzoek
De hiervoor beschreven rechten zijn geen absolute rechten. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat aan een bepaald verzoek geen gehoor kan worden geven. Indien dat zo is dan wordt dat gemotiveerd kenbaar gemaakt.

Identificatie

Triade Vitree kan bij alle vragen/verzoeken vragen om een identiteitsbewijs. Dit doet Triade Vitree om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt of ten onrechte wijzigingen worden aangebracht in persoonsgegevens.

Om de afhandeling van uw verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen wordt dan ook verzocht op voorhand een kopie van een identiteitsbewijs mee te zenden. Op de kopie moet worden aangegeven dat het een kopie betreft; voor wie en met welk doel de kopie verstrekt wordt en de datum waarop de kopie is afgegeven. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart.

De kopie van het identiteitsbewijs wordt alleen ter vaststelling van de identiteit gebruikt en de kopie wordt na de vaststelling direct vernietigd.

Minderjarigen en vertegenwoordiging

Bij minderjarigen en personen die niet zelfstandig over hun belangen kunnen beslissen, gelden aanvullende wettelijke regels.

Afhankelijk van de leeftijd, wilsbekwaamheid, het gezag en de soort zorg kan een verzoek worden gedaan door:

• de cliënt zelf;
• een gezaghebbende ouder;
• een voogd;
• een curator of mentor;
• een schriftelijk gemachtigde.

Bij jeugdigen wordt rekening gehouden met de toepasselijke leeftijdsgrenzen uit de Jeugdwet en, als de WGBO van toepassing is, de regels voor toestemming en dossierinzage:

• tot 12 jaar handelt in beginsel de gezaghebbende ouder of voogd;
• van 12 tot 16 jaar hebben de jeugdige en de gezaghebbende ouder of voogd ieder een wettelijke positie;
• vanaf 16 jaar oefent de jeugdige in beginsel zelf de rechten uit.

De precieze beoordeling blijft afhankelijk van het toepasselijke wettelijke kader en de concrete omstandigheden.

Dossiergegevens na overlijden

Het beroepsgeheim en de vertrouwelijkheid van het cliëntdossier blijven ook na overlijden gelden.

Nabestaanden hebben daarom niet automatisch recht op het volledige dossier. Verstrekking kan in bepaalde situaties mogelijk zijn, bijvoorbeeld wanneer:

• de cliënt bij leven toestemming heeft gegeven;
• een wettelijke uitzondering geldt;
• sprake is van een zwaarwegend belang dat verstrekking rechtvaardigt;
• de wet een bijzonder inzagerecht toekent.

Triade Vitree beoordeelt ieder verzoek afzonderlijk en verstrekt niet meer informatie dan noodzakelijk.

Hoe dient u een verzoek in?

U kunt een privacyverzoek schriftelijk, digitaal of mondeling indienen. Wij kunnen vragen uw identiteit of bevoegdheid te bevestigen. Wij vragen daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk.

U kunt uw verzoek sturen naar:
privacy@triadevitree.nl
Triade Vitree
Grietenij 17-05
8233 BP  Lelystad
0320 -280 925

Vermeld bij voorkeur:

• uw naam en contactgegevens;
• op welke persoon het verzoek betrekking heeft;
• welk recht u wilt uitoefenen;
• welke gegevens of periode het verzoek betreft;
• in welke hoedanigheid u het verzoek doet.

Wij handelen uw verzoek in beginsel binnen één maand af. Bij een complex verzoek of een groot aantal verzoeken mogen wij deze termijn met maximaal twee maanden verlengen. Wij informeren u binnen de eerste maand over een verlenging en de reden daarvan.

De uitvoering van privacyrechten is in beginsel kosteloos. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kan de AVG uitzonderingen toestaan.

Klachten

Mocht een klacht bestaan over de verwerking van de persoonsgegevens dan kunt u hierover in eerste instantie contact op zoeken met uw hulpverlener, de betrokken manager of gedragsdeskundige en eventueel met onze klachtenfunctionaris opnemen via onderstaand adres.

De klachtenfunctionaris biedt ondersteuning bij het vinden van een passend antwoord op de klacht. Het staat de klager altijd vrij een klacht in te dienen bij de Functionaris gegevensbescherming van Triade Vitree of bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacywetgeving. U vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens via de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Voor het veilig verwerken van persoonsgegevens, neemt Triade Vitree passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die ongewenste handelingen van persoonsgegevens kan voorkomen.

Wij zijn verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens.

Triade Vitree neemt de bescherming van uw gegevens serieus. Triade Vitree heeft meerdere technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Triade Vitree is NEN7510 gecertificeerd waarmee Informatie Beveiliging continue aandacht heeft binnen onze organisatie. Hierbij kunt u denken aan:

• passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan;
• vertrouwelijk met alle persoonsgegevens omgaan. We zorgen ervoor dat alleen mensen die bij uw gegevens mogen komen dat kunnen. Dit geldt voor de computers maar ook voor alle locaties van Triade Vitree;
• goede beveiligingsmaatregelen hebben genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, oneerlijke toegang en diefstal. Zo beveiligen we de computers en netwerken volgens nationale standaarden en houden we onze locaties veilig. Papieren gegevens gaan in afgesloten dossierkasten, onze medewerkers laten geen gegevens liggen en verzamelen geen overbodige gegevens;
• gegevens verwijderen als we deze niet meer nodig hebben. Zo blijft er niet onnodig lang informatie over u beschikbaar. Natuurlijk zijn we soms verplicht om zaken langer te bewaren: uw medisch dossier blijft bijvoorbeeld 20 jaar bewaard.

Wij gebruiken persoonsgegevens omdat het nodig is voor het uitvoeren van onze diensten. Vaak bewaren we ook persoonsgegevens omdat dat moet vanwege wettelijke, financiële en/of fiscale verplichtingen.

Triade Vitree verwerkt persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer een leverancier persoonsgegevens buiten de EER verwerkt of hier toegang toe kan hebben, zorgt Triade Vitree ervoor dat dit alleen gebeurt wanneer de AVG dit toestaat. Daarbij worden passende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van door de Europese Commissie goedgekeurde contractafspraken of een adequaatheidsbesluit.

Triade Vitree maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken op haar websites. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer, tablet of smartphone worden opgeslagen wanneer u onze website bezoekt.

Wij gebruiken cookies om:

• de website goed en veilig te laten functioneren;
• uw voorkeuren te onthouden;
• de prestaties van de website te verbeteren;
• inzicht te krijgen in het gebruik van onze website.

Noodzakelijke en functionele cookies
Noodzakelijke cookies zijn vereist voor het correct functioneren van de website. Zonder deze cookies kunnen bepaalde onderdelen van de website niet goed werken. Functionele cookies zorgen ervoor dat de website gebruiksvriendelijker is, bijvoorbeeld door instellingen of voorkeuren te onthouden. Voor deze cookies is geen toestemming nodig.

Analytische cookies
Triade Vitree gebruikt analytische cookies om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en de website te verbeteren. Hiervoor maken wij gebruik van Google Analytics.

Google Analytics verzamelt informatie over het gebruik van de website, zoals:

• bezochte pagina’s;
• duur van een bezoek;
• gebruikte apparaten en browsers;
• algemene bezoekersstatistieken.

De verzamelde gegevens worden gebruikt om analyses uit te voeren en de website te verbeteren. Waar mogelijk heeft Triade Vitree maatregelen getroffen om de privacy van bezoekers te beschermen, bijvoorbeeld door gegevens te minimaliseren en instellingen privacyvriendelijk in te richten.

Delen van gegevens met Google

Voor het gebruik van Google Analytics worden gegevens verwerkt door Google. Google kan gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien hiervan sprake is, worden passende waarborgen toegepast conform de AVG. Meer informatie over hoe Google persoonsgegevens verwerkt is te vinden in het privacybeleid van Google

Toestemming en voorkeuren beheren
Voor zover wettelijk vereist worden analytische en overige niet-noodzakelijke cookies alleen geplaatst nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven. U kunt uw cookievoorkeuren op ieder moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website. Daarnaast kunt u cookies verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw internetbrowser. Houd er rekening mee dat bepaalde onderdelen van de website hierdoor mogelijk minder goed functioneren.

Deze Privacyverklaring kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekend gemaakt op de website van Triade Vitree. Triade Vitree kan uw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in deze Privacyverklaring. In dat geval nemen wij contact met u op alvorens uw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om u op de hoogte te stellen van de wijzigingen en om u de kans te bieden uw deelname te weigeren.

Als u een vraag of klacht heeft over de manier waarop we met uw gegevens omgaan, neemt u dan contact op met onze Privacy Officer via de contactgegevens zoals hieronder aangegeven. Mocht u er met onze Privacy Officer niet uitkomen, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

U kunt uw verzoeken of vragen met betrekking tot privacy schriftelijk, digitaal of mondeling indienen. Wij kunnen vragen uw identiteit of bevoegdheid te bevestigen. Wij vragen daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk

U kunt uw verzoek sturen naar:

privacy@triadevitree.nl

Ter attentie van Privacy Officer

Triade Vitree
Grietenij 17-05
8233 BP  Lelystad
0320 -280 925
Website: www.triadevitree.nl

Datalek

Bij het vermoeden van een veiligheidsincident of zelfs datalek, adviseren wij u contact op te nemen met de Privacy Officer via het volgende emailadres: privacy@triadevitree.nl

Onze Privacy Officer neemt vervolgens zo spoedig mogelijk contact met u op.

Functionaris Gegevensbescherming
Triade Vitree heeft een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Deze Functionaris Gegevensbescherming is de onafhankelijk toezichthouder ten aanzien van de omgang met persoonsgegevens en privacy binnen Triade Vitree is te bereiken via fg@triadevitree.nl.

Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens
De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd. Wanneer u van mening bent dat de bepalingen uit de Privacyverklaring niet of onvoldoende door ons worden nageleefd heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de AP.

De contactgegevens van de AP zijn:

Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV
Den Haag 0900-2001201